Hinter den Kulissen der BrauBeviale
Puzzle, Wunschkonzert & Co. | Obwohl sich der Sommer jetzt langsam dem Ende neigt, beginnt eine heiße Phase – und zwar die vor der nächsten BrauBeviale, die vom 12. - 14. November 2019 in Nürnberg stattfindet. Was dafür im Hintergrund alles passieren muss – und auch schief gehen kann – hat uns Andrea Kalrait, die Leiterin der BrauBeviale, erzählt. Erstaunliche Fakten und amüsante Anekdoten lassen einen den Messebetrieb mit anderen Augen sehen.
Wussten Sie zum Beispiel, dass der Fußboden in den Messehallen in der Nacht vor der Eröffnung, wenn alle Stände schon aufgebaut sind, noch einmal schwarz gestrichen wird „Es soll ja alles einheitlich und sauber aussehen und einen Teppich möchte ich aus Nachhaltigkeitsgründen für die drei Tage nicht verlegen lassen“, erklärt Andrea Kalrait. Schlecht ist es natürlich, wenn dann noch ein Aussteller dabei ist, der nicht mit dem Aufbau fertig ist. „Das hatten wir alles schon: In diesem Fall ist der Messebauer erst am Montagabend aufgetaucht und der Kunde war der Verzweiflung nahe“, erinnert sich Kalrait. Mit einer Sondergenehmigung und extra Bewachung konnte das Unternehmen über Nacht aufbauen, allerdings durften die Mitarbeiter den Stand bis zum nächsten Morgen nicht verlassen, weil die Bodenfarbe trocknen musste.
Das Team
Das war natürlich nicht nur für den Aussteller eine Ausnahmesituation, sondern auch für das BrauBeviale-Team. Wer gehört da eigentlich alles dazu Neben „Mrs. BrauBeviale“ Andrea Kalrait sind das Key-Accounter Jörg Gebhard, die Kundenbetreuer Susanne Hillitzer, Ronny Sonnenschein, Jannica Geissler und Maren Erdl, die für die Organisation im Team zuständig ist. Heike Slotta ist als Abteilungsleiterin für die BrauBeviale, die FachPack und die Euroguss verantwortlich, darüber stehen dann noch Bereichsleiter Rolf Keller und die beiden CEOs Peter Ottmann und Dr. Roland Fleck. Aus den Querschnittsteams der Messe stoßen außerdem u. a. noch Sabine Ziener und weitere Kolleginnen und Kollegen aus der Abteilung Marketing und Kommunikation sowie Technik dazu. Externe Unterstützung kommt z. B. von den Privaten Brauereien Bayern als ideellem Träger, der bei Fachfragen mit Rat und Tat zur Seite steht, und Eventprofi Dieter Klenk, Konzept&Service GmbH, der für das Forumsprogramm zuständig ist.
Das Kernteam besteht aber eigentlich aus sechs Leuten. Was die alles auf die Beine stellen, ist schon sehr beeindruckend. Denn von der Beviale Family – das globale Getränkenetzwerk der NürnbergMesse – die in den letzten Jahren immer größer geworden ist, haben wir noch gar nicht gesprochen. Die muss noch nebenbei gestemmt werden …
Die Deadline
Dass das Team eigentlich nie verschnaufen kann, merkt man, wenn man sich den Zeitplan im Vorlauf einer BrauBeviale anschaut. So werden z. B. vor dem Start der Messe schon die Unterlagen für das nächste Jahr vorbereitet, damit das Mailing dann am Dienstag nach der BrauBeviale rausgehen kann. Dann geht es bis zum 25. Februar darum, die Buchungen für die nächste Auflage zu akquirieren. „Die Buchungsdeadline ist inzwischen ein gelernter Termin, unsere Kunden wissen, dass die Frist an diesem Tag abläuft, egal ob es ein Samstag oder Sonntag ist“, berichtet Kalrait.
Der Hallenplan
Danach beginnt das große Puzzlespiel – die Standvergabe. „Natürlich haben wir Stammgäste, die immer den gleichen Stand buchen, aber sobald sich an den Quadratmetern etwas ändert oder Aussteller eine andere Platzierung wünschen als im Vorjahr, geht das Puzzeln los“, so Kalrait. Rund 1100 Aussteller müssen dann in den neun Messehallen untergebracht werden – Sonderwünsche inklusive. Und die treiben manchmal kuriose Blüten … „Das geht von ‚ich möchte neben oder nicht neben bestimmten Firmen‘ stehen, bis ‚ich möchte unbedingt in der Nähe einer Toilette sein‘. Und auch wenn wir denken, dass die Platzierungen vorteilhaft vergeben sind, kommen manchmal Anrufe nach dem Motto: Das geht ja gar nicht. Fazit: Man kann nicht in die Köpfe von Kunden schauen, und wir können leider nicht mit allen 1100 Ausstellern telefonieren. Selbstverständlich können die Kunden ihre Wünsche abgeben, und wir versuchen dann für jeden das Bestmögliche rauszuholen“, berichtet Kalrait.
Die grundsätzliche Aufteilung der Hallen wird in der Regel nicht angetastet. „Letztes Jahr haben wir aber das große Rad gedreht, was wahnsinnig viel Vorlaufzeit und intensive Diskussionen gebraucht hat, um die Aber-wir-sind-da-schon-seit-20-Jahren-Kunden mitzunehmen. Bei einigen Ausstellern herrschte die Sorge, dass die Kunden sie dann nicht mehr finden würden, diese Unsicherheit ist natürlich verständlich, weil die Kunden ja viel Geld für eine Messebeteiligung in die Hand nehmen. Aber wir haben uns bemüht, alle von der Neuregelung zu überzeugen. Das hat sehr viel Zeit in Anspruch genommen und uns terminlich etwas in Bedrängnis gebracht. Diese Umgruppierungen machen wir nicht aus Spaß, sondern wirklich wohlkalkuliert und aus gutem Grund“, erklärt Kalrait, sichtlich froh darüber, dieses Thema so schnell nicht wieder angreifen zu müssen.
Die speziellen Wünsche
„Es kommen ganz viele Wünsche von den Ausstellern, und wir prüfen immer was wir tun können. Wir sind Dienstleister, und deshalb versuchen wir erst einmal, alles möglich zu machen. Wir prüfen zusammen mit der Technik jede Anfrage, die uns von Kundenseite erreicht“, betont Kalrait. Da werden dann die Hallenwände durchlöchert oder Lampen rausgedreht, die nicht zum Lichtkonzept eines Standes passen, Lichtschächte in den Hallen abgedunkelt oder besondere Einrichtungen installiert, für Aussteller, die am Stand für ihre Kunden kochen wollen. Das Verlegen einer Bierleitung in den Schächten im Hallenboden ist letztlich nur daran gescheitert, dass die Leitung zu lang geworden wäre. Eine Sache musste aber doch ohne nähere Prüfung abgelehnt werden: „Ein Aussteller wollte eine Hallensäule verschieben, da kommen wir wirklich an unsere Grenzen“, erzählt Kalrait und lacht.
Die Herausforderungen
Die Liste der speziellen Wünsche zeigt schon, dass beim Team viel Fingerspitzengefühl gefragt ist, um die Kunden zufriedenzustellen. Ein Ärgernis sind v. a. die kurzfristigen Absagen. „Wenn man versucht, für einen Kunden Himmel und Hölle in Bewegung zu setzen, um die Wünsche zu erfüllen, und letztendlich kommt die Absage für eine große Fläche in der Hallenmitte, dann ist das Frustpotenzial schon hoch“, berichtet Kalrait.
Die Internationalität der Messe steigt und gelegentlich treten kulturbedingt Herausforderungen in der Kommunikation und Organisation auf. Die Planung macht das nicht gerade leichter. Der Worst-case tritt ein, wenn die Aussteller einfach nicht erscheinen. „Unsere letzte Amtshandlung am Morgen der Eröffnung ist zu schauen, ob alle da sind. Die nicht belegten Flächen müssen wir dann noch kurzfristig zubauen“, erklärt Kalrait. Das kommt häufiger vor, als man es sich vorstellt. Einer pro Jahr ist eigentlich immer dabei.
Und natürlich werden insgesamt auch die Ansprüche immer höher. „Nach über 25 Jahren Messedasein kann ich das sagen: Es verändert sich. Früher kam ein Fax, und dann war der Stand bestellt. Außer Rückfragen nach mehr Ausstellerausweisen kam da nichts mehr und zur Messe waren die Aussteller da. Das ist inzwischen wesentlich komplexer geworden. Ursprünglich war ja die BrauBeviale auf 36 m2 und 2,50 m Standbauhöhe beschränkt. Jetzt sind wir bei 5,50 m Höhe angelangt, und die Quadratmeterbegrenzung wurde abgeschafft. Es werden immer mehr Maschinen und Anlagen ausgestellt, wobei das eigentlich nicht die Idee der BrauBeviale ist. Wir sind der Stammtisch der Branche, wo man sich trifft und austauscht. Natürlich ist es schön, auch Anlagen zu zeigen, aber es geht bei den drei Tagen nicht um ein Größer-Schneller-Weiter, das muss in meinen Augen in einem guten Verhältnis bleiben“, erläutert Kalrait.
Der Aufbau
Wenn dann alle individuellen Wünsche geprüft sind und die besten Lösungen gefunden wurden, geht es an den Aufbau. „Was die Kunden da für drei Tage in die Hallen transportieren, ist schon enorm, das sehe ich auch mit einer gewissen Sorge, weil Leergut und Müll immer mehr zunehmen“, so Kalrait. Denn außer der Bodenbelastung gibt es für die Aussteller in Sachen Material keine Grenzen.
Obwohl der Aufbau erst wenige Tage vor der Messe beginnt, hinterlässt die BrauBeviale schon im Sommer erste Spuren in den Messehallen …„Unser Gelände ist im Herbst stark belegt, deshalb bringen wir manche Abhängungen für Beleuchtung z. B. schon im August oder September an, dadurch geht es dann beim eigentlichen Aufbau schneller“, erklärt Kalrait. „Kurz vor der BrauBeviale finden die Consumenta und die ConSozial statt. Die zeitliche Nähe stellt uns und unsere Aussteller auch vor Herausforderungen. Es gibt Jahre, in denen die Consumenta am Dienstag endet und am Donnerstag geht schon der BrauBeviale Aufbau los. Da ist ein partnerschaftlicher Austausch gefragt, sodass wir gemeinsam geeignete Lösungen für die Aussteller finden“, erklärt Kalrait.
Sobald der Startschuss für den Aufbau fällt, herrscht Ausnahmezustand in allen Hallen. Verpackungsmaterial stapelt sich, Gabelstapler fahren im Dauerbetrieb, es gab schon LKWs, die erst durchs Ladetor kamen, nachdem Luft aus den Reifen abgelassen wurde – und am Ende muss alles noch durch den Sicherheitscheck inklusive Brandschutzprüfung. Bei dem schon die abenteuerlichsten Klebebandkonstruktionen entdeckt und beanstandet wurden. Im schlimmsten Fall wird ein Stand gesperrt, wenn die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt werden. „Das hatten wir alles schon“, erklärt Kalrait, „es kommt aber zum Glück selten vor.“
Die Pannen und Probleme bleiben natürlich nicht aus, wenn in so kurzer Zeit aufwändige Messestände aus dem Boden gestampft werden. Da ist es schon vorgekommen, dass schwarze Fußspuren von der noch nicht trockenen Bodenfarbe über helle Teppiche führten, weil jemand spät abends unerlaubterweise in der Halle unterwegs war. Es haben sich auch schon Messebauer auf dem Gelände verlaufen und mussten über Zäune klettern, um wieder raus zu kommen. An amüsanten Anekdoten mangelt es dem Messeteam wirklich nicht. „Unser MesseService hilft, Waren aus dem Zoll rauszubekommen, und früher haben wir bei Visa-Themen auch mal mit dem Auswärtigen Amt telefoniert“, erzählt Kalrait außerdem.
Das Finale
Wenn die Stände den letzten Schliff bekommen haben, der Boden gestrichen ist und die Messehallen ihre Tore öffnen, geht es endlich los. Einige Zahlen aus dem letzten Jahr verdeutlichen die Dimensionen: über 40 000 Messebesucher aus 132 Ländern, 1094 Aussteller (davon 580 internationale), 85 900 m2 Ausstellungsfläche, 9534 Gäste in der Craft Drinks Area, 3648 Teilnehmer beim Forum, 335 Medienvertreter aus 20 Ländern.
Nach Zahlen zum Bierverbrauch und zur Verköstigung der Messebesucher gefragt, muss Kalrait leider passen, da die Angaben aus dem Catering der Messe nur einen Bruchteil der Versorgung ausmachen. Der Bewirtungsaufwand bei dieser Messe ist für eine Investitionsgütermesse schon außergewöhnlich. „Wer von der BrauBeviale durstig, hungrig und ohne neue Kontakte und Fachinfos nach Hause geht, hat irgendetwas falsch gemacht“, sagt Kalrait schmunzelnd.
So mancher branchenferne Messebesucher ist auch gelegentlich über die Atmosphäre der BrauBeviale verwundert, aber hier ist der Name Programm und der Gerstensaft in seiner Vielfalt eben auch erlebbar. „Wir haben das Glück, in einer sehr geselligen Branche zu arbeiten, in der es im positiven Sinne sehr menschelt. Das unterscheidet dann auch das Messegeschehen von dem in anderen Branchen“, antwortet Kalrait auf die Frage nach den Besonderheiten der Brau- und Getränkebranche. „Wir merken schon, dass sich Unternehmen aus den Randbereichen der Prozesskette manchmal etwas schwerer tun mit dem Messeerfolg, weshalb es dort zu einer gewissen Fluktuation der Aussteller kommt. Wer zur BrauBeviale kommt, weiß, warum er da ist – und die, die nicht da sind oder nicht mehr kommen, haben ihre Heimat auch nicht in der Branche“, weiß Kalrait. Denn auf der BrauBeviale geht es nicht nur um Zahlen, Daten, Fakten, sondern darum, dass man sich trifft und in Kontakt bleibt. „So viele Menschen, wie man in diesen drei Tagen trifft, kann man über seinen Vertrieb nur sehr schwer abfahren lassen. Das wissen unsere Kernkunden und kommen deshalb gerne.“
Nach drei Tagen voll intensiver Gespräche mit alten Bekannten und neuen Kontakten, interessanten Eindrücken geht die Messe schließlich am Donnerstag um 17 Uhr zu Ende – eigentlich …
„Es gibt bei uns auch Aussteller, die schon kurz vor Messeende mit dem Abbau beginnen, was im Messewesen und bei internationalen Kunden durchaus üblich ist. Auf der BrauBeviale gibt es aber tatsächlich Stände, die sind eisern, die möchten noch nicht, dass es schon zu Ende ist“, erzählt Kalrait und lacht. Das verzögert aber den Abbau, denn die Gabelstapler können nicht durch die Hallen fahren, wenn dort noch Besucher gemütlich bei einem Bier zusammensitzen. Da muss dann mit Hallendurchsagen eingegriffen werden, denn spätestens bis Samstag müssen alle draußen sein.
Das Feedback
Was bleibt von einer BrauBeviale nach drei intensiven Messetagen Die Besucher haben viele Freunde und Bekannte getroffen oder sind gar Teil der Branche geworden. Denn die empfängt Neulinge mit offenen Armen.
„Wir sind als Messeveranstalter leider sehr zahlengetrieben“, sagt Kalrait, „deshalb stellt sich bei mir eigentlich erst so etwas wie Entspannung ein, wenn am Donnerstag die Mittagszahlen kommen und ich weiß, wie viele Besucher da waren.“ Um während der Messe schon ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Stimmung ist und ob es ein gutes Jahr war, fragen Kalrait und ihr Team beim Besuch an den Ständen nach: „Man will ja wissen: Hat man einen guten Job gemacht, sind die Kunden zufrieden, wie geht es der Branche oder kommt da vielleicht eine Welle auf uns zu, weil es irgendwo nicht passt “
Im Nachgang werden zudem die umfangreichen Aussteller- und Besucherbefragungen ausgewertet. 99 bzw. 98 Prozent der Besucher verlassen zufrieden die Messehallen, sowohl was das Angebot der Fachmesse angeht als auch was die Informations- und Kontaktmöglichkeiten betrifft – das belegen Zahlen aus der Veranstaltungsanalyse 2018. 97 Prozent der Aussteller konnten im letzten Jahr ihre wichtigsten Zielgruppen erreichen und 94 Prozent von ihnen gaben an, dass sie neue Geschäftsverbindungen knüpfen konnten. Das sind Zahlen, die wenig Luft nach oben lassen, aber natürlich gleichzeitig eine enorme Erwartungshaltung mit sich bringen. Und deshalb geben Andrea Kalrait und ihr Team in diesem Jahr wieder alles, um Ausstellern und Besuchern ein tolles BrauBeviale-Paket zu schnüren, das dem Ruf als „Stammtisch der Branche“ mehr als gerecht wird.
