Zertifizierung in Corona-Zeiten: Remote-Audits und Fristen

QUMsult | Auch die Pläne für anstehende Audits für die Zertifizierung von Managementsystemen für Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz werden von der Corona-Krise beeinträchtigt. Wann sind Remote-Audits möglich und wie können Fristen verlängert werden?

Eine Verschiebung einer Überwachung von bis zu sechs Monaten kann nach Informationen der Deutschen Akkreditierungsstelle (IAF ID3:2011) grundsätzlich möglich sein. In Kombination mit Remote-Techniken kann man dies auch um noch längere Zeiträume ausdehnen.

Einige Zertifizierer führen derzeit sog. Remote-Auditverfahren durch: Für Teile des Auditprogramms findet eine Auditierung per Web Meeting statt. Auditthemen, die dagegen eine Vor-Ort-Begehung erfordern, können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Gegebenenfalls können im Einzelfall Fristen um bis zu sechs Monate verlängert werden.

EMAS

Die Validierung durch Umweltgutachter kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich zu optimieren, können Umweltgutachter auch hier Teile der Begutachtung remote auditieren. Alle EMAS Registrierungen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

IATF 16949

Für das Zertifizierungsverfahren nach IATF16949 sind Remote-Audits nicht zugelassen. Unternehmen können jedoch Auditfristen verschieben, ohne dass Zertifizierungen ausgesetzt werden müssen. Zusätzliche Verlängerungen sind für Erstzertifizierung, Überwachungs-, Rezertifizierungs- und Transfer-Audits möglich. Die Gültigkeit aller gültigen Zertifikate wird aktuell um sechs Monate verlängert (inkl. ausgesetzte Zertifikate).

Energieaudits nach DIN EN 16247-1

Unternehmen, die bedingt durch die Corona-Krise ihr Energieaudit nicht fristgerecht durchführen konnten, müssen das Energieaudit bzw. die Online-Erklärung nach Beendigung der Krise unverzüglich nachholen und eine kurze Begründung abgeben, z. B. wegen Corona-Krise kein Betretungsrecht durch Externe. Während der Krise erfolgt keine Stichprobenkontrolle durch das BAFA.

Da die Vor-Ort-Begehung Teil der DIN EN 16247-1 ist, ist das Energieaudit erst vollständig abgeschlossen, wenn auch die Vor-Ort-Begehung durchgeführt wurde. Falls das Energieaudit aufgrund einer verspäteten Vor-Ort-Begehung verfristet abgeschlossen wurde, sollten die Gründe dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte z. B. darlegen, ob begründete Verdachtsfälle bestanden, der Betrieb komplett oder für Externe (Energieauditoren) geschlossen wurde oder es aus anderen Gründen nicht möglich war, dem Geschäftsbetrieb normal nachzugehen.

Je ausführlicher die Dokumentation, desto hilfreicher für die Beurteilung. Das BAFA wird diese Umstände bei der Beurteilung berücksichtigen. Die Vor-Ort-Begehung ist nachzuholen, sobald die Corona-bedingte Ausnahmesituation beendet ist (Quelle: FAQ des BAFA).

Was tun?

Man sollte Kontakt mit dem zuständigen Zertifizierer aufnehmen und die Vorgehensweise für die Zertifizierung klären:

• Welche Fristverlängerungen sind möglich? Was sind die Anforderungen an eine Begründung dazu?
• Welche Themen können als Remote-Audit durchgeführt und welche müssen vor Ort auditiert werden?
• Wie hoch ist der zeitliche Aufwand vor Ort bzw. per Web Meeting?
• Welche technische Ausrüstung ist für ein Web Meeting erforderlich?

Die Experten der QUMsult GmbH & Co. KG, Freiburg, unterstützen Unternehmen beim Vorbereiten auf die Zertifizierung und führen interne Audits zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz durch. Während der Kontaktbeschränkungen in der Corona-Krise vorwiegend in Web Meetings. So sind Unternehmen auch in schwierigen Zeiten auf das nächste Zertifizierungsverfahren gut vorbereitet.